Komplexe Flows · mehrere Weichen, Zähler & Uhrzeiten
Prozessautomatisierung fürs Handwerk: Flows, die keiner von Hand baut.
Ein einfacher Flow hat eine Weiche. Hier entscheiden mehrere zugleich: wer schreibt, was er will, wann es passiert, plus Zähler, Uhrzeit-Trigger und interne Schritte, die der Kunde nie sieht. Genau diese Tiefe baut werkstream mit der Automatisierungs-Plattform n8n für SHK- und Elektrobetriebe im Raum Velbert, Wuppertal und der Region NRW, sichtbar auf Ihrem eigenen Konto. Ein Stück Digitalisierung, das sich anfühlt wie ein Mitarbeiter, der mitdenkt. Keine Sorge vor der Komplexität: Wir fangen mit einem Schritt an und bauen die Tiefe erst, wenn der Kern läuft.
So liest sich ein komplexer Flow
Etiketten
- KUNDE sieht es
- INTERN nur der Betrieb
- SYSTEM läuft unsichtbar
Szenario 01 · Eingang
Die Anfragen-Zentrale: Anfragen automatisch einsortieren
Egal ob WhatsApp, E-Mail oder das Transkript vom Anrufbeantworter: Der Flow liest jede Nachricht KI-gestützt mit und ordnet sie ein. Wer schreibt (Bestandskunde oder neu?), was er will (Notfall, Termin, Angebot?) und wann (mitten in der Nacht?). Für jede Kombination passiert automatisch das Richtige, ohne dass jemand aufs Handy schaut.
So läuft es, in Klartext
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KUNDEEine Nachricht kommt rein, egal ob per WhatsApp, E-Mail oder auf dem Anrufbeantworter.
- 2
SYSTEMwerkstream liest mit und ordnet ein: wer schreibt, was er will und wann.
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INTERNNachts ein Notfall? Eine SMS weckt die Bereitschaft. Sonst wartet eine Notiz auf den Morgen.
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KUNDEGeht es um einen Termin, schlägt der Flow direkt einen freien Slot vor und bestätigt.
Das bringt es
Auch mitten in der Nacht bekommt der Kunde sofort eine automatische Antwort, statt bis zum nächsten Werktag warten zu müssen.
Der komplette Flow im Detail
Wischen für den ganzen Ablauf
Szenario 02 · Vertrieb
Die Angebots-Pipeline: Angebote automatisch nachfassen
Jedes Angebot bekommt einen unsichtbaren Zähler: Tag 3 freundliche Mail, Tag 7 kurze WhatsApp, Tag 14 Anruf-Aufgabe für Sie. Antwortet der Kunde, erkennt der Flow die Absicht (Zusage, Rückfrage oder Absage) und bereitet jeweils den nächsten Schritt vor. Angebote über 5.000 € fasst er grundsätzlich nicht ohne Ihre Freigabe nach.
So läuft es, in Klartext
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KUNDEIhr Angebot geht raus, der Flow merkt sich das Datum.
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KUNDENach 3 Tagen erinnert er freundlich per Mail, nach 7 kurz per WhatsApp, wo eine Einwilligung vorliegt.
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INTERNMeldet sich niemand, landet an Tag 14 eine Anruf-Aufgabe bei Ihnen.
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INTERNKommt eine Antwort, erkennt der Flow Zusage, Rückfrage oder Absage und legt den nächsten Schritt bereit.
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INTERNAngebote über 5.000 € fasst der Flow nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe nach.
Das bringt es
So bleibt kaum ein Angebot mehr liegen, und nach ein paar Monaten sehen Sie zum ersten Mal, warum Kunden absagen.
Der komplette Flow im Detail
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Szenario 03 · Wartung
Der Wartungs-Saison-Automat: Wartung automatisieren
Jeden Morgen um 06:30 prüft der Flow das Anlagen-Register, ob eine Heizungswartung im SHK-Betrieb oder ein E-Check im Elektrobetrieb: Wer ist in vier Wochen fällig? Jeder Kunde wird auf seinem Kanal erreicht, per WhatsApp, E-Mail oder Brief, je nach Kontaktprofil. Wer nach 7 Tagen nicht reagiert, bekommt die zweite Erinnerung, nach 14 die Anruf-Liste. Steht der Termin, packt der Flow am Vortag um 16:00 das Monteur-Paket und erinnert den Kunden 24 h vorher.
So läuft es, in Klartext
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SYSTEMJeden Morgen prüft der Flow, welche Anlage in vier Wochen zur Wartung ansteht.
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KUNDEJeder Kunde wird auf seinem Kanal erreicht: WhatsApp, E-Mail oder Brief.
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KUNDEWer nicht reagiert, bekommt nach 7 und nach 14 Tagen eine Erinnerung.
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INTERNSteht der Termin, packt der Flow am Vortag das Monteur-Paket mit Material und Route.
Das bringt es
Die Wartungssaison lässt sich weitgehend automatisch anstoßen, und der Monteur startet morgens mit Material, Route und Historie in der Tasche.
Der komplette Flow im Detail
Wischen für den ganzen Ablauf
- Ihr n8n-Konto
- Auch die komplexen Flows laufen sichtbar auf Ihrem eigenen Konto
- Nachvollziehbar
- Jeder Schritt ist dokumentiert, kein Blackbox-Versprechen
- Schrittweise
- Wir starten klein und bauen die Tiefe erst, wenn der Kern läuft
- DSGVO & AVV
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Ihre Daten bleiben Ihre
Einwilligungs-konform: Nachfass-Nachrichten per WhatsApp oder E-Mail versenden wir nur dort, wo eine Rechtsgrundlage vorliegt, und richten die nötige Opt-in-Erfassung gleich mit ein. Mehr dazu auf der Startseite, zu den Preisen und den einfachen Flow-Beispielen.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur n8n-Automatisierung im Handwerk.
Ist so viel Automatisierung nicht zu kompliziert für einen kleinen Betrieb?
Nein. Wir starten mit dem einen Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet, und bauen die Tiefe erst nach und nach dazu. Die Komplexität steckt im Flow, nicht in Ihrer Bedienung. Für Sie bleibt es einfach.
Was ist n8n und warum läuft es auf meinem Konto?
n8n ist die Automatisierungs-Plattform, auf der die Flows gebaut werden. Sie läuft auf Ihrem eigenen Konto, damit Ihnen die Workflows und der Zugang gehören. Kein Lock-in, keine Abhängigkeit von mir als Person.
Behalte ich bei so vielen Verzweigungen noch den Überblick?
Ja. Jeder Node trägt ein Etikett (KUNDE, INTERN oder SYSTEM), und Sie bekommen einen Monats-Report, was gelaufen ist. Auf Wunsch sehen Sie jeden einzelnen Schritt direkt in Ihrem n8n-Konto.
Klingt nach Ihrem Betrieb?
Wir fangen mit einem Schritt an und bauen die Tiefe, wenn der Kern läuft.
15 Minuten, in denen wir für Ihren Betrieb in Velbert, Wuppertal oder anderswo in NRW ehrlich schauen, welcher Ablauf sich zuerst lohnt. Kein Verkaufsgespräch. Sie erreichen direkt mich.
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