Automatisierung für SHK-Betriebe · Velbert & Wuppertal
KI-Automatisierung für den SHK-Betrieb in Velbert und Wuppertal.
Weniger Nachtanrufe für Kleinkram, keine vergessenen Termine, kein Papierkram-Stau am Monatsende.
Sanitär, Heizung, Klima: Der Alltag ist voll mit Anrufen von der Baustelle, Notdiensten mitten in der Nacht und einer Wartungssaison, die sich nicht von selbst terminiert. werkstream digitalisiert genau diese wiederkehrenden Büroabläufe für SHK-Betriebe im Raum Velbert, Wuppertal und im Bergischen Land, sichtbar auf Ihrem eigenen Konto. Konkrete Digitalisierung und Automatisierung im Handwerk, zugeschnitten auf den Sanitär- und Heizungsbau. Kein IT-Projekt, sondern ein Mitarbeiter, der nie müde wird.
Zeitfresser im SHK-Alltag
Wo im SHK-Betrieb die Zeit verloren geht.
Das Telefon klingelt auf der Baustelle
Jede Anfrage kommt zur Unzeit. Wer nicht rangeht, riskiert, den Auftrag an den Betrieb zu verlieren, der schneller antwortet. Wer rangeht, unterbricht die Montage.
Der Notdienst frisst die Nacht
Rohrbruch um 22 Uhr oder doch nur eine Terminfrage? Ohne Filter klingelt jede Kleinigkeit durch, und trotzdem darf der echte Notfall nicht untergehen.
Die Wartungssaison ist Handarbeit
Wer ist dieses Jahr mit der Heizungswartung dran? Die Liste im Kopf, die Erinnerung per Zettel, das Hinterhertelefonieren: Das kostet jeden Herbst Tage.
Rechnungen bleiben liegen
Die Arbeit ist gemacht, die Rechnung raus, und dann? Offene Posten nachzufassen ist undankbar und bleibt im Tagesgeschäft gerne liegen.
Läuft dann automatisch
Drei Abläufe, die wir SHK-Betrieben abnehmen.
Jeder Flow trifft die eine Entscheidung, die Sie sonst im Kopf treffen. Der orange Punkt zeigt, wie eine echte Anfrage durchläuft. Die ausführliche Erklärung steht auf den Flow-Beispielen.
WhatsApp-Terminbestätigung mit Kalender-Check
Eine Terminanfrage per WhatsApp landet nicht mehr auf dem Notizzettel neben dem Telefon. Der Flow schaut selbst in den Kalender und antwortet, je nachdem was er vorfindet: ist der Wunschtermin frei, bestätigt er sofort. Ist er belegt, schlägt er zwei passende Alternativen vor, statt den Kunden warten zu lassen.
Ablauf als Diagramm
Wischen für den ganzen Ablauf
Notdienst-Anfragen automatisch einordnen
Nachts um 22:41 unterscheidet der Flow den Rohrbruch von der Routineanfrage. Er liest die Nachricht, sucht nach Notfall-Wörtern und entscheidet, ob jemand geweckt werden muss. Ein echter Notfall löst sofort eine SMS an die Bereitschaft aus. Alles andere wartet höflich bis zum Morgen.
Ablauf als Diagramm
Wischen für den ganzen Ablauf
Rechnungserinnerung automatisieren (14-Tage-Flow)
Offene Posten werden pünktlich nachgefasst, bezahlte still abgehakt. Niemand muss mehr die Liste im Kopf oder in einer Excel-Tabelle führen. 14 Tage nach Versand prüft der Flow den Zahlungseingang und entscheidet, ob überhaupt etwas passieren muss.
Ablauf als Diagramm
Wischen für den ganzen Ablauf
Wichtig zum Notdienst
Die Stichwort-Erkennung ist eine Vorsortierung, kein Ersatz für eine ständig besetzte Notrufannahme. Sie kann Nachrichten übersehen, die keine der vereinbarten Formulierungen enthalten. Für einen lückenlosen Notdienst bleibt Ihr bestehender Bereitschaftskanal als Rückfallebene erreichbar.
Das Herzstück im SHK-Betrieb
Die Wartungssaison im Heizungsbau, die sich selbst organisiert.
Jeden Morgen um 06:30 prüft der Flow das Anlagen-Register, ob eine Heizungswartung im SHK-Betrieb oder ein E-Check im Elektrobetrieb: Wer ist in vier Wochen fällig? Jeder Kunde wird auf seinem Kanal erreicht, per WhatsApp, E-Mail oder Brief, je nach Kontaktprofil. Wer nach 7 Tagen nicht reagiert, bekommt die zweite Erinnerung, nach 14 die Anruf-Liste. Steht der Termin, packt der Flow am Vortag um 16:00 das Monteur-Paket und erinnert den Kunden 24 h vorher.
So läuft es, in Klartext
- 1
Jeden Morgen prüft der Flow, welche Anlage in vier Wochen zur Wartung ansteht.
- 2
Jeder Kunde wird auf seinem Kanal erreicht: WhatsApp, E-Mail oder Brief.
- 3
Wer nicht reagiert, bekommt nach 7 und nach 14 Tagen eine Erinnerung.
- 4
Steht der Termin, packt der Flow am Vortag das Monteur-Paket mit Material und Route.
Das bringt es
Die Wartungssaison lässt sich weitgehend automatisch anstoßen, und der Monteur startet morgens mit Material, Route und Historie in der Tasche.
Der komplette Wartungs-Flow im Detail
Wischen für den ganzen Ablauf
Noch tiefere Abläufe (Anfragen-Zentrale, Angebots-Pipeline) stehen auf der Seite Komplexe Flows.
Warum werkstream
Kein Callcenter, kein Lock-in, kein Blindflug.
Sie sehen alles, bevor Sie abnehmen
werkstream ist jung und regional. Statt mit geliehenen Kundenstimmen zu werben, lasse ich jeden Flow sichtbar in Ihrem eigenen Konto laufen. Sie nehmen erst ab, wenn er tut, was er soll.
Aus der IT, nicht aus dem Vertrieb
Ich bin Lucas, seit acht Jahren in der IT, davon vier Jahre Netzwerk-Admin bei einem Internet-Provider. werkstream baue ich so, wie ich Netzwerke betreibe: nachvollziehbar, überwacht, ohne Bastellösungen.
Kein Lock-in an eine Person
Alles läuft auf Ihrem Konto, dazu gibt es eine Dokumentation. Fällt werkstream aus, laufen die Flows weiter, und im Zweifel könnte auch ein anderer Dienstleister übernehmen.
- Ihr n8n-Konto
- Jeder Flow läuft sichtbar auf Ihrem eigenen Konto, kein Lock-in
- DSGVO & AVV
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Ihre Daten bleiben Ihre
- Ab 299 € / Monat
- Feste Pakete für fünf Workflows, keine Überraschungen
- Aus der Region
- Inhabergeführt in Velbert, kein Callcenter, direkter Draht
Automatisiert wird über WhatsApp Business, Ihr Termin- und Rechnungssystem und die Plattform n8n. Nachfass- Nachrichten gehen nur dort raus, wo Ihnen als Betrieb eine Einwilligung des Empfängers vorliegt. Welche Dienste im Spiel sind, legen wir im Kick-off transparent offen. Die Pakete starten bei 299 € im Monat, zzgl. einmaliger Einrichtung und mit sechs Monaten Mindestlaufzeit. Alle Pakete und Preise stehen auf der Startseite von werkstream.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Automatisierung im SHK-Betrieb.
Funktioniert das mit meiner SHK-Branchensoftware?
Meistens ja. Viele Branchenlösungen bieten offene Schnittstellen wie eine API, eine E-Mail-Anbindung oder einen CSV-Export, an denen sich automatisieren lässt. Ob und wie das bei Ihrer Software geht, klären wir konkret im Kick-off, bevor etwas eingerichtet wird.
Wie funktioniert die Notdienst-Einordnung?
Der Flow durchsucht eingehende Nachrichten nach vorab vereinbarten Notfall-Stichwörtern und schlägt an, sobald eines davon vorkommt. Routineanfragen warten bis zum Morgen. Wichtig und ehrlich: Diese Stichwort-Erkennung ist eine Vorsortierung, kein Ersatz für eine ständig besetzte Notrufannahme. Sie kann Nachrichten übersehen, die keine der vereinbarten Formulierungen enthalten. Ihr bestehender Bereitschaftskanal sollte darum als Rückfallebene erreichbar bleiben.
Läuft das DSGVO-konform, auch über WhatsApp?
Ja. Die Flows laufen auf Ihrem eigenen n8n-Konto; werkstream betreibt keine eigene Kundendatenbank, Ihre Kundendaten bleiben in Ihren Systemen. Für Einrichtung und Wartung werde ich als Auftragsverarbeiter tätig, dafür erhalten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wo Dienste wie die WhatsApp Business API von Meta Daten verarbeiten, lege ich im Kick-off offen, welche das sind und auf welcher Grundlage.
Was passiert, wenn die Automatik einmal einen Fehler macht?
Die Flows laufen auf Ihrem Konto und werden überwacht; Sie behalten die Kontrolle und können jederzeit eingreifen. Kritische Schritte, etwa Angebote über einer Summenschwelle, laufen bewusst nur nach Ihrer Freigabe. In der Abnahme legen wir gemeinsam fest, an welchen Stellen ein Mensch draufschauen soll, bevor etwas rausgeht.
Was kostet die Automatisierung für meinen SHK-Betrieb?
Die Pakete starten bei 299 € im Monat für fünf Workflows, zzgl. einmaliger Einrichtung und mit sechs Monaten Mindestlaufzeit. Die Einrichtung wird zur Hälfte beim Kick-off und zur Hälfte erst bei Abnahme fällig. Welche Flows in Ihr Paket passen, legen wir vorher gemeinsam fest, damit Sie genau wissen, was Sie bekommen.
Für Ihren SHK-Betrieb
15 Minuten, dann wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Kein Verkaufsgespräch. Ich schaue mir Ihren SHK-Betrieb in Velbert, Wuppertal oder im Bergischen Land an und rechne ehrlich durch, was Automatisierung bringt. Sie erreichen direkt mich.
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