Automatisierung für SHK-Betriebe · Vor Ort im Bergischen Land, bundesweit remote
KI-Automatisierung für den SHK-Betrieb.
Weniger Routineanrufe, automatische Terminerinnerungen und besser vorbereitete Rechnungsabläufe.
Sanitär, Heizung, Klima: Der Alltag ist voll mit Anrufen von der Baustelle, Notdiensten mitten in der Nacht und einer Wartungssaison, die sich nicht von selbst terminiert. werkstream digitalisiert genau diese wiederkehrenden Büroabläufe für SHK-Betriebe, sichtbar auf Ihrem eigenen Konto. Konkrete Digitalisierung und Automatisierung im Handwerk, zugeschnitten auf den Sanitär- und Heizungsbau. Dokumentierte Abläufe, die wiederkehrende Arbeit übernehmen.
Zeitfresser im SHK-Alltag
Wo im SHK-Betrieb die Zeit verloren geht.
Das Telefon klingelt auf der Baustelle
Jede Anfrage kommt zur Unzeit. Wer nicht rangeht, riskiert, den Auftrag an den Betrieb zu verlieren, der schneller antwortet. Wer rangeht, unterbricht die Montage.
Der Notdienst frisst die Nacht
Rohrbruch um 22 Uhr oder doch nur eine Terminfrage? Ohne Filter klingelt jede Kleinigkeit durch, und trotzdem darf der echte Notfall nicht untergehen.
Die Wartungssaison ist Handarbeit
Wer ist dieses Jahr mit der Heizungswartung dran? Die Liste im Kopf, die Erinnerung per Zettel, das Hinterhertelefonieren: Das kostet jeden Herbst Tage.
Rechnungen bleiben liegen
Die Arbeit ist gemacht, die Rechnung raus, und dann? Offene Posten nachzufassen ist undankbar und bleibt im Tagesgeschäft gerne liegen.
Läuft dann automatisch
Drei Abläufe, die wir SHK-Betrieben abnehmen.
Jeder Flow trifft die eine Entscheidung, die Sie sonst im Kopf treffen. Der orange Punkt zeigt, wie eine Beispielanfrage durchläuft. Wie so ein Weichen-Flow grundsätzlich aufgebaut ist, steht Schritt für Schritt auf den Flow-Beispielen.
WhatsApp-Terminbestätigung mit Kalender-Check
Eine Terminanfrage per WhatsApp landet nicht mehr auf dem Notizzettel neben dem Telefon. Der Flow schaut selbst in den Kalender: ist der Wunschtermin frei, bestätigt er sofort. Ist er belegt, schlägt er zwei passende Alternativen vor, statt den Kunden warten zu lassen.
Diesen Ablauf besprechenAblauf als Diagramm
Simulation eines möglichen Ablaufs
Notdienst-Anfragen nachts automatisch einordnen
Rohrbruch um 22 Uhr oder doch nur eine Terminfrage? Der Flow liest die eingehende Nachricht, sucht nach Notfall-Stichwörtern wie „Rohrbruch", „Gasgeruch" oder „kein Wasser" und entscheidet, ob die Bereitschaft geweckt werden muss. Routineanfragen warten als Ticket bis zum Morgen.
Diesen Ablauf besprechenAblauf als Diagramm
Simulation eines möglichen Ablaufs
Rechnungserinnerung nach Fälligkeit automatisieren
Offene Posten werden pünktlich nachgefasst, bezahlte still abgehakt. Zum hinterlegten Fälligkeitsdatum prüft der Flow den Zahlungseingang: war die Rechnung längst beglichen, bekommt der Kunde nichts zu sehen. Steht sie noch offen, geht eine freundliche Erinnerung raus, im Ton Ihres Betriebs. Erneut erinnert wird nur nach vereinbartem Abstand und bei freigegebenem offenem Posten. Widerspruch, Gutschrift, Teilzahlung oder Sperrvermerk stoppen die automatische Erinnerung und gehen zur Klärung an den Betrieb.
Diesen Ablauf besprechenAblauf als Diagramm
Simulation eines möglichen Ablaufs
Wichtig zum Notdienst
Die Stichwort-Erkennung ist eine Vorsortierung, kein Ersatz für eine ständig besetzte Notrufannahme. Sie kann Nachrichten übersehen, die keine der vereinbarten Formulierungen enthalten. Für einen lückenlosen Notdienst bleibt Ihr bestehender Bereitschaftskanal als Rückfallebene erreichbar.
Bei akuter Gefahr wie Gasgeruch bekommt der Kunde sofort die vereinbarte Sicherheitsanweisung (Gashahn zu, lüften, keine Schalter oder offenes Feuer, im Zweifel Notruf 112 bzw. Gas-Störnummer des Netzbetreibers), unabhängig davon, ob und wann ein Monteur reagiert. Der Flow ersetzt keinen Notruf.
Das Herzstück im SHK-Betrieb
Die Wartungssaison im Heizungsbau, die sich selbst organisiert.
Jeden Morgen um 06:30 prüft der Flow das Anlagen-Register: Welche Heizung oder Gastherme ist in vier Wochen zur Wartung fällig? Jeder Kunde wird auf seinem Kanal erreicht, per WhatsApp, E-Mail oder Brief, je nach Kontaktprofil. Ohne Rückmeldung folgt an Tag 7 eine Erinnerung, an Tag 14 eine interne Anrufliste. Rückfragen und Absagen stoppen die Erinnerung und gehen an den Betrieb. Ein Serienbrief wird zum Versand durch den Betrieb vorbereitet. Steht der Termin, packt der Flow am Vortag um 16:00 das Monteur-Paket und erinnert den Kunden 24 h vorher.
So läuft es, in Klartext
- 1
Jeden Morgen prüft der Flow, welche Anlage in vier Wochen zur Wartung ansteht.
- 2
Kontakt über den vereinbarten Kanal: WhatsApp oder E-Mail; ein Serienbrief wird zum Versand durch den Betrieb vorbereitet.
- 3
Ohne Rückmeldung: Erinnerung an Tag 7, interne Anrufliste an Tag 14. Rückfragen und Absagen stoppen die Erinnerung und gehen an den Betrieb.
- 4
Nach bestätigter Terminabstimmung: Kundenerinnerung 24 Stunden vorher, Monteur-Paket am Vortag um 16:00. Anlagenregister, gepflegte Fristen, Kontaktpräferenzen, Kalender sowie Material- und Routendaten liefert der Betrieb.
Das bringt es
Die Wartungssaison lässt sich weitgehend automatisch anstoßen, und der Monteur startet morgens mit Material, Route und Historie in der Tasche.
Der komplette Wartungs-Flow im Detail
Simulation eines möglichen Ablaufs
Noch tiefere Abläufe (Anfragen-Zentrale, Angebots-Pipeline) stehen auf der Seite Komplexe Flows.
Warum werkstream
Direkter Kontakt und nachvollziehbare Abläufe.
Der Notdienst-Filter bleibt einsehbar
werkstream ist jung und regional. Statt mit geliehenen Kundenstimmen zu werben, zeige ich Ihnen die Notdienst-Einordnung live in Ihrem eigenen Konto. Sie sehen genau, nach welchen Stichwörtern sie sucht, bevor sie scharfgeschaltet wird.
Aus der IT, nicht aus dem Vertrieb
Ich bin Lucas, aus der IT, mit vier Jahren als Netzwerk-Admin bei einem Internet-Provider. Was für Sie die Heizungsanlage ist, ist für mich das Netzwerk: Läuft es nicht zuverlässig, merkt man es sofort. Genau so nachvollziehbar baue ich auch werkstream.
Ihr Konto, Ihre Wartungssaison
Alles läuft auf Ihrem n8n-Konto, dazu eine Dokumentation der Wartungslogik. Fällt werkstream aus, laufen Erinnerungen und Anlagen-Register trotzdem weiter, und im Zweifel könnte ein anderer Dienstleister übernehmen.
Vor Ort & bundesweit
Vor Ort oder aus der Ferne: Die Flows laufen gleich.
Ob wir zum Startgespräch bei Ihnen in der Werkstatt sitzen oder uns per Bildschirm zusammenschalten, ändert am Ergebnis nichts: Jeder Flow läuft am Ende auf Ihrem eigenen n8n-Konto und ist dort für Sie sichtbar.
Im Bergischen Land
Startgespräch vor Ort
Im Raum Velbert, Wuppertal und im Bergischen Land komme ich zum Startgespräch in Ihren Betrieb und sehe mir Ihre Abläufe direkt an.
Bundesweit
Startgespräch aus der Ferne
Außerhalb der Region laufen Startgespräch und Betreuung per Video und Bildschirmfreigabe. Eine Anfahrt ist auf Absprache in Ausnahmefällen möglich.
- Ihr n8n-Konto
- Jeder Flow läuft sichtbar auf Ihrem eigenen Konto, Zugang bleibt bei Ihnen
- DSGVO & AVV
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Ihre Daten bleiben Ihre
- Ab 299 € / Monat
- Feste Pakete für 1–3 benannte Standardprozesse, keine Überraschungen
- Aus der Region
- Inhabergeführt in Velbert, kein Callcenter, direkter Draht
Automatisiert wird über WhatsApp Business, Ihr Termin- und Rechnungssystem und die Plattform n8n. Nachfass- Nachrichten gehen nur dort raus, wo Ihnen als Betrieb eine Einwilligung des Empfängers vorliegt. Welche Dienste im Spiel sind, legen wir vor der Beauftragung transparent offen. Die Pakete starten bei 299 € im Monat (§19 UStG, keine USt.), zzgl. einmaliger Einrichtung und mit sechs Monaten Mindestlaufzeit. Alle Pakete und Preise stehen auf der Startseite von werkstream.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Automatisierung im SHK-Betrieb.
Funktioniert das mit meiner SHK-Branchensoftware?
Meistens ja. Viele Branchenlösungen bieten offene Schnittstellen wie eine API, eine E-Mail-Anbindung oder einen CSV-Export, an denen sich automatisieren lässt. Ob und wie das bei Ihrer Software geht, klären wir in einem kurzen Vorabcheck vor der Beauftragung.
Wie funktioniert die Notdienst-Einordnung?
Der Flow durchsucht eingehende Nachrichten nach vorab vereinbarten Notfall-Stichwörtern und schlägt an, sobald eines davon vorkommt. Routineanfragen warten bis zum Morgen. Wichtig und ehrlich: Diese Stichwort-Erkennung ist eine Vorsortierung, kein Ersatz für eine ständig besetzte Notrufannahme. Sie kann Nachrichten übersehen, die keine der vereinbarten Formulierungen enthalten. Ihr bestehender Bereitschaftskanal sollte darum als Rückfallebene erreichbar bleiben.
Läuft das DSGVO-konform, auch über WhatsApp?
Ja, die Zusammenarbeit ist auf eine DSGVO-konforme Umsetzung ausgelegt: Die Flows laufen auf Ihrem eigenen n8n-Konto, eine eigene Kundendatenbank betreibt werkstream nicht. Ihre Kundendaten bleiben in Ihren Systemen. Für Einrichtung und Wartung bin ich Auftragsverarbeiter, dafür bekommen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Verarbeitet ein Dienst wie die WhatsApp Business API von Meta mit, lege ich das vor der Beauftragung offen: welcher Dienst, auf welcher Grundlage.
Was passiert, wenn die Automatik einmal einen Fehler macht?
Die Flows laufen auf Ihrem Konto und werden überwacht; Sie behalten die Kontrolle und können jederzeit eingreifen. Kritische Schritte, etwa Angebote über einer Summenschwelle, laufen bewusst nur nach Ihrer Freigabe. In der Abnahme legen wir gemeinsam fest, an welchen Stellen ein Mensch draufschauen soll, bevor etwas rausgeht.
Was kostet die Automatisierung für meinen SHK-Betrieb?
Die Pakete starten bei 299 € im Monat (ohne USt. nach §19 UStG) für 1–3 benannte Standardprozesse, zzgl. einmaliger Einrichtung und mit sechs Monaten Mindestlaufzeit. Die Einrichtung wird zur Hälfte beim Startgespräch und zur Hälfte erst bei Abnahme fällig. Welche Flows in Ihr Paket passen, legen wir vorher gemeinsam fest, damit Sie genau wissen, was Sie bekommen.
Für Ihren SHK-Betrieb
15 Minuten, dann wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Unverbindliches Erstgespräch. Ich schaue mir Ihren SHK-Betrieb an und rechne ehrlich durch, was Automatisierung bringt. Sie erreichen direkt mich.
Demo anfragen