Automatisierung für IT-Systemhäuser · bundesweit remote
Ihre Techniker sollten abrechnen, nicht interne Tools bauen.
Für IT-Systemhäuser und kleine IT-Dienstleister: Die internen Abläufe, die jeden Tag Technikerzeit fressen, laufen als saubere n8n-Workflows. Ticket-Triage, Angebot und Beschaffung, Arbeitsplatz-Rollout, Vertrags-Radar.
Jedes Systemhaus kennt das: Die Leute, die eigentlich beim Kunden installieren und beraten sollten, kleben stattdessen an der Ticket-Triage, am Angebots-Nachfassen und im Rollout-Klickpfad. Genau diese Abläufe baut werkstream als n8n-Workflows, self-hosted auf Ihrer eigenen Instanz, mit sauberem Error-Handling und versionierbar als JSON. Dahinter steht jemand, der acht Jahre in der IT war, vier davon als Netzwerk-Admin bei einem Provider, und weiß, wo Infrastruktur in der Praxis bricht.
Wo die Technikerzeit versickert
Vier Abläufe, für die niemand abrechnet.
Ticket-Eingang ohne Triage
Anfragen kommen per Mail, Telefon und Chat. Wer ist zuständig, was ist wirklich dringend? Die Einordnung passiert im Kopf von jemandem, der eigentlich etwas anderes tun sollte.
Angebote und Beschaffung von Hand
Anfrage, Angebot, Nachfassen, Bestellung, Lieferung im Blick behalten. Die Kette hängt an Zuruf und Merkzetteln, und ein nicht nachgefasstes Angebot ist verlorener Umsatz.
Arbeitsplatz-Rollout als Zettelwirtschaft
Bei jedem neuen Arbeitsplatz dieselbe Kette: Konten anlegen, Rechner aufsetzen, Standard-Software installieren, dokumentieren. Immer gleich, immer manuell, jedes Mal etwas anders vergessen.
Verträge und Lizenzen laufen aus
Microsoft-365-Lizenzen, Backup-Kontingente, Zertifikate, Wartungsverträge. Wer den Ablauf verpasst, verliert Umsatz oder erklärt einem Kunden, warum etwas nicht mehr läuft.
Läuft dann als Workflow
Drei Abläufe, die keine Technikerstunde verdienen.
Jeder Flow trifft die eine Entscheidung, die sonst ein Mensch im Kopf trifft, und macht sie nachvollziehbar. Der orange Punkt zeigt, wie ein Ereignis durchläuft. Wie so ein Weichen-Flow grundsätzlich aufgebaut ist, steht Schritt für Schritt bei den Flow-Beispielen.
Ticket-Triage über alle Eingangskanäle
Anfragen kommen per Mail, Telefon und Chat, selten zur passenden Zeit. Der Workflow sammelt sie kanalübergreifend zu einem Ticket, sortiert nach Kategorie und Dringlichkeit und weist zu. Reißt die vereinbarte Reaktionszeit, eskaliert er von selbst. Die Einordnung steckt dann nicht mehr im Kopf von jemandem, der eigentlich beim Kunden sein sollte.
Ablauf als Diagramm
Wischen für den ganzen Ablauf
Angebots-Nachverfolgung mit Beschaffungs-Anstoß
Ein Angebot geht raus, und dann? Der Workflow prüft nach der Frist den Status. Ist es angenommen, stößt er die Bestellung an und legt die Beschaffung als Vorgang an. Bleibt es offen, geht genau eine höfliche Nachfrage raus, nicht drei. Kein Angebot versandet mehr, weil im Tagesgeschäft niemand hinterher war.
Ablauf als Diagramm
Wischen für den ganzen Ablauf
Arbeitsplatz-Rollout mit Fehler-Übergabe
Neuer Arbeitsplatz angelegt, und die Checkliste läuft: Konten provisionieren, Rechner aufsetzen, Standard-Software ausrollen, Dokumentationsseite erzeugen. Jeder Schritt wird geprüft. Läuft einer auf einen Fehler, wird er zur Aufgabe für einen Techniker, statt still zu scheitern und beim ersten Support-Ticket aufzufallen.
Ablauf als Diagramm
Wischen für den ganzen Ablauf
Ehrlich zur Klassifizierung
Die Einordnung nach Kategorie und Dringlichkeit ist eine Heuristik, kein Orakel. Deshalb ist jede Regel einsehbar und anpassbar, und kritische Pfade, also Eskalation, Beschaffung und Vertragsversand, laufen nur nach Freigabe. Wo Sie längst ein Ticketsystem mit Regel-Triage betreiben, setzt der Workflow davor oder dahinter an, statt es zu ersetzen. Der Workflow sortiert und bereitet vor; wo ein Mensch draufschaut, legen wir gemeinsam fest.
Das Herzstück
Das Vertrags- und Lizenz-Radar, das keinen Ablauf verpasst.
Microsoft-365-Lizenzen, Backup-Kontingente, Zertifikate, Wartungsverträge: Was hier durchrutscht, kostet Umsatz oder einen unangenehmen Anruf beim Kunden. Ein täglicher Lauf geht alle Kunden und Verträge durch, erkennt, was im definierten Vorlauf ausläuft, und bündelt es je Kunde zu einer Verlängerungsvorlage. Meldet sich niemand, hakt die Erinnerungskette nach. Und bevor etwas rausgeht, schaut ein Mensch drüber.
So läuft es, in Klartext
- 1
Täglich um 06:00 läuft der Workflow über alle Kunden und ihre hinterlegten Verträge, Lizenzen und Zertifikate.
- 2
Was im definierten Vorlauf abläuft, etwa 60, 30 und 14 Tage vorher, wird erkannt und je Kunde gebündelt.
- 3
Pro Kunde entsteht eine Verlängerungsvorlage: was läuft ab, was ist zu tun, was hängt daran.
- 4
Vor dem Versand landet die Vorlage zur Freigabe bei einem Menschen. Es geht nichts automatisch an den Kunden raus.
- 5
Bleibt die Rückmeldung aus, greift die Erinnerungskette in definierten Abständen, bis der Fall erledigt ist.
Das bringt es
Kein Ablauf rutscht mehr durch, weil ein Datum in einer Tabelle übersehen wurde.
Die Erinnerungskette als Diagramm
Wischen für den ganzen Ablauf
Tiefer verschachtelte Abläufe, etwa eine mehrstufige Anfragen- und Angebots-Pipeline, stehen auf der Seite Komplexe Flows.
Warum werkstream
Kein Vertrieb, kein Lock-in, keine Blackbox.
Aus dem Maschinenraum, nicht aus dem Vertrieb
Ich bin Lucas, acht Jahre in der IT, davon vier als Netzwerk-Admin bei einem Internet-Provider. Ich weiß, wie ein Rollout aussieht, der unter Zeitdruck kippt, und warum eine Doku, die niemand pflegt, wertlos ist. Kein Vertriebler, der Ihnen Ihr Fach erklärt, sondern jemand, der es gemacht hat.
Kein Lock-in, und Sie wissen, was das heißt
Alles läuft auf Ihrem eigenen n8n, self-hosted, wenn Sie wollen. Das Format ist offen und dokumentiert; kein Anbieter kann Ihre Automatisierung als Geisel nehmen. Die sechs Monate Mindestlaufzeit binden den Vertrag, nicht Ihre Workflows: Die liegen exportierbar in Ihrem Konto und laufen auch nach einer Kündigung weiter, notfalls übernimmt jeder n8n-Kundige.
Nachvollziehbar bis auf den Node
Jeder Workflow liegt als JSON in Ihrem Konto: les-, export- und versionierbar. Sie sehen jeden Node, jeden Webhook, jede Bedingung. Was ein Workflow tut, ist kein Vertrauensvorschuss, sondern jederzeit nachlesbar.
- Self-hosted möglich
- n8n auf Ihrem Server oder Konto, kein Zwang in eine fremde Cloud
- Als JSON exportierbar
- Jeder Workflow versionier- und übertragbar, kein Lock-in
- Ab 299 € / Monat
- Feste Pakete für fünf Workflows, § 19 UStG, keine USt.
- DSGVO & AVV
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Zugriff dokumentiert
Die Rechnung machen Sie selbst: Jede Stunde, in der ein Techniker interne Abläufe zusammenklickt, ist eine Stunde, die kein Kundenprojekt sieht und nicht abgerechnet wird. Was diese Stunde bei Ihnen kostet, wissen Sie genauer als jede Broschüre. Die Pakete starten bei 299 € im Monat (§ 19 UStG, keine USt.) für fünf Workflows, zzgl. einmaliger Einrichtung von 1.200 € und mit sechs Monaten Mindestlaufzeit. Alle Pakete und Preise stehen auf der Startseite von werkstream.
Häufige Fragen
Häufige Fragen von IT-Systemhäusern.
Wir könnten das selbst bauen, warum sollten wir es abgeben?
Können ist nicht die Frage, Sie könnten es zweifellos. Die Frage ist freie Kapazität. Ein interner Automatisierungs-Task konkurriert immer mit abrechenbarer Kundenarbeit und verliert, bis er dringend wird. werkstream baut die Workflows fertig, dokumentiert und als JSON in Ihrem Konto. Sie behalten die volle Kontrolle und können jederzeit selbst übernehmen oder weiterbauen. Es ist Auslagerung der Bauzeit, nicht des Wissens.
Läuft n8n self-hosted oder in der Cloud, und wer betreibt es?
Beides ist möglich. n8n kann auf Ihrer eigenen Infrastruktur laufen (self-hosted, meist per Docker) oder auf einer von Ihnen kontrollierten Instanz. Der Betrieb liegt bei Ihnen; werkstream baut und wartet die Workflows darauf. Wenn Sie vollständig selbst hosten wollen, ist das eher der Normalfall, ein Systemhaus hat die Infrastruktur ohnehin.
Wie greift ihr auf unsere Systeme zu, und was passiert mit Zugangsdaten?
Zugriff nur so weit, wie ein Workflow ihn braucht, und über die Mechanismen Ihrer Systeme: API-Tokens mit begrenztem Scope, dedizierte Service-Accounts, wo möglich read-only. Credentials liegen in n8ns verschlüsseltem Credential-Store auf Ihrer Instanz, nicht im Klartext in Workflows und nicht bei werkstream. Welche Zugänge ein Flow braucht, legen wir vorab offen; zum Projektende werden Service-Accounts an Sie übergeben oder rotiert.
Was passiert, wenn ein Workflow fehlschlägt?
Jeder Workflow hat definiertes Error-Handling: Ein fehlgeschlagener Schritt läuft nicht still ins Leere, sondern löst einen festgelegten Pfad aus, ein Retry mit Backoff, wo es sinnvoll ist, sonst eine Aufgabe oder Benachrichtigung an einen Menschen. n8n protokolliert jeden Lauf, Sie sehen also, was wann warum gescheitert ist. Kritische Aktionen laufen nur nach Freigabe, nicht blind.
Können wir die Flows an unsere eigenen Kunden weitergeben?
Ja. Die Workflows liegen als JSON in Ihrem Konto und gehören Ihnen. Sie können sie exportieren, anpassen und bei Ihren eigenen Kunden ausrollen. Ob Sie das als Teil Ihres eigenen Leistungsangebots tun, ist Ihre Entscheidung; werkstream stellt keine Lizenzbedingung, die das einschränkt.
Für Ihr Team
15 Minuten, dann wissen Sie, welcher Ablauf sich zuerst rechnet.
Kein Verkaufsgespräch. Wir schauen uns Ihre wiederkehrenden internen Abläufe an und überlegen, welcher Workflow zuerst Technikerzeit freimacht. Sie reden direkt mit dem, der baut.
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