Flow-Beispiele · Automatisierung fürs Handwerk
Automatisierung fürs Handwerk: Flows, die selbst entscheiden.
werkstream automatisiert wiederkehrende Büroabläufe für SHK- und Elektrobetriebe im Raum Velbert, Wuppertal und im Bergischen Land: von der WhatsApp-Terminbestätigung über die Rechnungserinnerung bis zur Bewertungsanfrage. Interessant wird es dort, wo eine Entscheidung fällt: Termin frei oder nicht, bezahlt oder nicht, Notfall oder nicht. Jeder dieser fünf Flows hat genau eine Weiche, die der Betrieb sonst im Kopf treffen müsste. Der orange Punkt zeigt, wie eine Beispielanfrage durchläuft, abwechselnd über beide Wege.
- Ihr n8n-Konto
- Jeder Flow läuft sichtbar auf Ihrem eigenen Konto, Zugang bleibt bei Ihnen
- DSGVO & AVV
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Ihre Daten bleiben Ihre
- Ab 299 € / Monat
- Zuzüglich Einrichtung und gegebenenfalls Anbietergebühren
- Schrittweiser Start
- Erste Testversion und Abnahme nach vereinbartem Zeitplan
Pakete und Preise ansehen · Automatisiert wird über WhatsApp Business, Ihr Termin- und Rechnungssystem und die Plattform n8n. Welche Dienste im Spiel sind und welche Daten sie verarbeiten, legen wir vor der Beauftragung transparent offen.
Beispiel 01 · Terminanfrage
WhatsApp-Terminbestätigung mit Kalender-Check
Eine Terminanfrage per WhatsApp landet nicht mehr auf dem Notizzettel neben dem Telefon. Der Flow schaut selbst in den Kalender und antwortet, je nachdem was er vorfindet: ist der Wunschtermin frei, bestätigt er sofort. Ist er belegt, schlägt er zwei passende Alternativen vor, statt den Kunden warten zu lassen.
Für den Kunden fühlt es sich an, als hätte jemand sofort ins Buch geschaut. Für Sie heißt es: keine Terminkollision, kein Rückrufzettel, kein „ich meld mich nochmal". Die eine Weiche im Flow trifft genau die Entscheidung, die sonst im Kopf getroffen werden müsste, und meldet einen Ausfall bei Bedarf gleich mit.
Diesen Ablauf besprechenDas bringt es: Kein Rückruf-Ping-Pong mehr, Termine bestätigt in Minuten statt am nächsten Werktag.
Simulation eines möglichen Ablaufs
Beispiel 02 · Rechnungserinnerung
Rechnungserinnerung nach Fälligkeit automatisieren
Offene Posten werden pünktlich nachgefasst, bezahlte still abgehakt. Niemand muss mehr die Liste im Kopf oder in einer Excel-Tabelle führen. Zum hinterlegten Fälligkeitsdatum prüft der Flow den Zahlungseingang und entscheidet, ob überhaupt etwas passieren muss.
War die Rechnung längst beglichen, bekommt der Kunde nichts zu sehen. Ein freigegebener offener Posten erhält eine freundliche Erinnerung. Bei Widerspruch, Gutschrift, Teilzahlung oder Sperrvermerk stoppt die Automatik und übergibt an den Betrieb. Das Schreiben der Rechnung bleibt bei Ihrer Software. werkstream kümmert sich nur um das lästige Erinnern, das sonst gerne liegen bleibt und Geld kostet.
Diesen Ablauf besprechenDas bringt es: Weniger offene Posten, ohne dass jemand die Zahlungseingänge im Blick behalten muss.
Simulation eines möglichen Ablaufs
Beispiel 03 · Angebot nachfassen
Angebot automatisch nachfassen
Drei Tage nach dem Versand schaut der Flow nach: kam eine Antwort? Bei einer Antwort stoppt das Nachfassen. Zusagen, Rückfragen und Absagen werden getrennt bearbeitet; einen Termin gibt es erst nach bestätigter Abstimmung. Wenn nicht, geht genau eine höfliche Nachfrage raus. Nicht drei, nicht täglich, sondern eine, zum richtigen Zeitpunkt.
Angebote versanden selten, weil das Angebot schlecht war. Sie versanden, weil im Tagesgeschäft niemand hinterher ist. Genau diese Lücke schließt der Flow, ohne aufdringlich zu wirken. Rückfragen und unklare Antworten gehen an Sie, Absagen schließen den Vorgang. Nur eine bestätigte Zusage mit abgestimmtem Termin führt zu einem Kalendereintrag.
Diesen Ablauf besprechenDas bringt es: Kein Angebot bleibt liegen, weil im Alltag niemand hinterher war.
Simulation eines möglichen Ablaufs
Beispiel 04 · Bewertungsanfrage
Google-Bewertungen automatisch anfragen
Nach dem Auftrag bittet der Flow jeden Kunden um eine Google-Bewertung, mit direktem Link. Kein Filtern, keine Vorauswahl: alle bekommen dieselbe Anfrage zum richtigen Zeitpunkt, nach Abschluss der Arbeit, unabhängig von ihrer Zufriedenheit.
Die Weiche entscheidet nur, ob Sie zusätzlich einen Hinweis brauchen. Äußert ein Kunde in seiner Antwort Kritik, landet die auch direkt bei Ihnen, damit Sie reagieren können. Die Bewertung selbst bleibt jederzeit dem Kunden überlassen. So wächst Ihr Google-Profil ehrlich und Sie erfahren früh, wenn mal etwas hakt.
Diesen Ablauf besprechenDas bringt es: Bewertungsanfragen gehen an alle Kunden. Kritik wird zusätzlich intern gemeldet; ob und was Kunden veröffentlichen, entscheiden sie selbst.
Simulation eines möglichen Ablaufs
Beispiel 05 · Notdienst
Notdienst-Anfragen automatisch einordnen
Nachts um 22:41 prüft der Flow eingehende Nachrichten auf vereinbarte Notfall-Stichwörter. Ein Treffer stößt eine SMS an die betriebliche Bereitschaft an. Als Routine eingeordnete Nachrichten werden für den Morgen erfasst.
Die Stichwort-Erkennung ist nur eine Vorsortierung und kann dringende Nachrichten übersehen. Sie ersetzt keine besetzte Notrufannahme und garantiert weder die Zustellung einer SMS noch eine Reaktion. Der bestehende Bereitschaftskanal bleibt als Rückfallebene erreichbar; die automatische Eingangsbestätigung nennt diesen Kontakt.
Diesen Ablauf besprechenDas bringt es: Routineanfragen gesammelt bearbeiten und erkannte Dringlichkeit an den vereinbarten Bereitschaftskanal melden.
Simulation eines möglichen Ablaufs
So liest sich ein Flow
- Kasten ein Arbeitsschritt
- Raute die Weiche (wenn / sonst)
- Verbindung der Weg der Anfrage
- Punkt eine simulierte Beispielanfrage
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Automatisierung im Handwerk.
Für welche Betriebe lohnt sich das?
Für SHK- und Elektrobetriebe im Raum Velbert, Wuppertal und im Bergischen Land, die viele Termin-, Rechnungs- und Kundenanfragen von Hand abarbeiten. Schon ab einer Handvoll Anfragen pro Tag holt ein einzelner Flow spürbar Zeit zurück.
Was kostet so ein Flow?
Die Pakete starten bei 299 € im Monat für 1–3 benannte Standardprozesse, zzgl. einmaliger Einrichtung. Welche Flows in Ihr Paket passen, legen wir vorher gemeinsam fest, damit Sie genau wissen, was Sie bekommen. Details stehen auf der Startseite unter Preise.
Läuft das DSGVO-konform, auch über WhatsApp?
Ja. Die Flows laufen auf Ihrem eigenen n8n-Konto, eine separate Datenbank Ihrer Endkunden-Automatisierungen betreibe ich nicht, und Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wo Dienste wie die WhatsApp Business API von Meta Daten verarbeiten, lege ich vor der Beauftragung offen, welche das sind und auf welcher Grundlage.
Was passiert, wenn Sie mal ausfallen?
Die Abläufe werden in Ihrem Konto ausgeführt und benötigen nicht bei jedem Durchlauf meine Anwesenheit. Für Störungen und Abwesenheiten vereinbaren wir die Betreuung vorab. Die Dokumentation erleichtert bei Bedarf die Übergabe an einen anderen Dienstleister.
Welche Weiche fehlt bei Ihnen?
Im Erstgespräch finden wir den Ablauf, bei dem heute besonders viel Zeit verloren geht. Machbarkeit und Umsetzung klären wir vor der Beauftragung.
15 Minuten, in denen wir für Ihren Betrieb in Velbert, Wuppertal oder im Bergischen Land ehrlich durchrechnen, was sich lohnt. Unverbindliches Erstgespräch. Sie erreichen direkt mich.
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