Flow-Beispiele · Automatisierung fürs Handwerk
Automatisierung fürs Handwerk: Flows, die selbst entscheiden.
werkstream automatisiert wiederkehrende Büroabläufe für SHK- und Elektrobetriebe im Raum Velbert, Wuppertal und im Bergischen Land: von der WhatsApp-Terminbestätigung über die Rechnungserinnerung bis zur Bewertungsanfrage. Interessant wird es dort, wo eine Entscheidung fällt: Termin frei oder nicht, bezahlt oder nicht, Notfall oder nicht. Jeder dieser fünf Flows hat genau eine Weiche, die der Betrieb sonst im Kopf treffen müsste. Der orange Punkt zeigt, wie eine echte Anfrage durchläuft, abwechselnd über beide Wege.
- Ihr n8n-Konto
- Jeder Flow läuft sichtbar auf Ihrem eigenen Konto, kein Lock-in
- DSGVO & AVV
- Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Ihre Daten bleiben Ihre
- Ab 299 € / Monat
- Feste Pakete für fünf Workflows, keine Überraschungen
- Ergebnis in Woche 1
- Der erste Flow läuft meist schon nach dem Kick-off
Pakete und Preise ansehen · Automatisiert wird über WhatsApp Business, Ihr Termin- und Rechnungssystem und die Plattform n8n. Welche Dienste im Spiel sind und welche Daten sie verarbeiten, legen wir im Kick-off transparent offen.
Beispiel 01 · Terminanfrage
WhatsApp-Terminbestätigung mit Kalender-Check
Eine Terminanfrage per WhatsApp landet nicht mehr auf dem Notizzettel neben dem Telefon. Der Flow schaut selbst in den Kalender und antwortet, je nachdem was er vorfindet: ist der Wunschtermin frei, bestätigt er sofort. Ist er belegt, schlägt er zwei passende Alternativen vor, statt den Kunden warten zu lassen.
Für den Kunden fühlt es sich an, als hätte jemand sofort ins Buch geschaut. Für Sie heißt es: keine Terminkollision, kein Rückrufzettel, kein „ich meld mich nochmal". Die eine Weiche im Flow trifft genau die Entscheidung, die sonst im Kopf getroffen werden müsste, und meldet einen Ausfall bei Bedarf gleich mit.
Das bringt es: Kein Rückruf-Ping-Pong mehr, Termine bestätigt in Minuten statt am nächsten Werktag.
Wischen für den ganzen Ablauf
Beispiel 02 · Rechnungserinnerung
Rechnungserinnerung automatisieren (14-Tage-Flow)
Offene Posten werden pünktlich nachgefasst, bezahlte still abgehakt. Niemand muss mehr die Liste im Kopf oder in einer Excel-Tabelle führen. 14 Tage nach Versand prüft der Flow den Zahlungseingang und entscheidet, ob überhaupt etwas passieren muss.
War die Rechnung längst beglichen, bekommt der Kunde nichts zu sehen. Steht sie noch offen, geht eine freundliche Erinnerung raus, im Ton Ihres Betriebs. Das Schreiben der Rechnung bleibt bei Ihrer Software. werkstream kümmert sich nur um das lästige Erinnern, das sonst gerne liegen bleibt und Geld kostet.
Das bringt es: Weniger offene Posten, ohne dass jemand die Zahlungseingänge im Blick behalten muss.
Wischen für den ganzen Ablauf
Beispiel 03 · Angebot nachfassen
Angebot automatisch nachfassen
Drei Tage nach dem Versand schaut der Flow nach: kam eine Antwort? Wenn ja, wandert der Termin direkt in den Kalender. Wenn nicht, geht genau eine höfliche Nachfrage raus. Nicht drei, nicht täglich, sondern eine, zum richtigen Zeitpunkt.
Angebote versanden selten, weil das Angebot schlecht war. Sie versanden, weil im Tagesgeschäft niemand hinterher ist. Genau diese Lücke schließt der Flow, ohne aufdringlich zu wirken. Sie sehen im Kalender nur noch die Termine, die dabei herauskommen, und keine vergessenen Angebote mehr in der Inbox.
Das bringt es: Kein Angebot bleibt liegen, weil im Alltag niemand hinterher war.
Wischen für den ganzen Ablauf
Beispiel 04 · Bewertungsanfrage
Google-Bewertungen automatisch anfragen
Nach dem Auftrag bittet der Flow jeden Kunden um eine Google-Bewertung, mit direktem Link. Kein Filtern, keine Vorauswahl: alle bekommen dieselbe Anfrage zum richtigen Zeitpunkt, nämlich dann, wenn die Arbeit frisch und der Eindruck gut ist.
Die Weiche entscheidet nur, ob Sie zusätzlich einen Hinweis brauchen. Äußert ein Kunde in seiner Antwort Kritik, landet die auch direkt bei Ihnen, damit Sie reagieren können. Die Bewertung selbst bleibt jederzeit dem Kunden überlassen. So wächst Ihr Google-Profil ehrlich und Sie erfahren früh, wenn mal etwas hakt.
Das bringt es: Mehr Google-Bewertungen nach jedem Auftrag, Kritik erreicht Sie früh statt öffentlich.
Wischen für den ganzen Ablauf
Beispiel 05 · Notdienst
Notdienst-Anfragen automatisch einordnen
Nachts um 22:41 unterscheidet der Flow den Rohrbruch von der Routineanfrage. Er liest die Nachricht, sucht nach Notfall-Wörtern und entscheidet, ob jemand geweckt werden muss. Ein echter Notfall löst sofort eine SMS an die Bereitschaft aus. Alles andere wartet höflich bis zum Morgen.
Kein durchgeklingeltes Handy für jede Kleinigkeit und trotzdem erreichbar, wenn es zählt. Der Kunde bekommt in beiden Fällen sofort eine Antwort, dass seine Nachricht angekommen ist. Um 7 Uhr liegt die Routineanfrage sauber als Ticket im Plan, nichts geht über Nacht verloren.
Das bringt es: Nachtruhe für Kleinkram, sofortige Reaktion beim echten Notfall.
Wischen für den ganzen Ablauf
So liest sich ein Flow
- Node ein Arbeitsschritt
- Raute die Weiche (wenn / sonst)
- Pipe der Weg der Anfrage
- Punkt eine Anfrage, live unterwegs
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Automatisierung im Handwerk.
Für welche Betriebe lohnt sich das?
Für SHK- und Elektrobetriebe im Raum Velbert, Wuppertal und im Bergischen Land, die viele Termin-, Rechnungs- und Kundenanfragen von Hand abarbeiten. Schon ab einer Handvoll Anfragen pro Tag holt ein einzelner Flow spürbar Zeit zurück.
Was kostet so ein Flow?
Die Pakete starten bei 299 € im Monat für fünf Workflows, zzgl. einmaliger Einrichtung. Welche Flows in Ihr Paket passen, legen wir vorher gemeinsam fest, damit Sie genau wissen, was Sie bekommen. Details stehen auf der Startseite unter Preise.
Läuft das DSGVO-konform, auch über WhatsApp?
Ja. Die Flows laufen auf Ihrem eigenen n8n-Konto, ich speichere keine Kundendaten bei werkstream, und Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wo Dienste wie die WhatsApp Business API von Meta Daten verarbeiten, lege ich im Kick-off offen, welche das sind und auf welcher Grundlage.
Was passiert, wenn Sie mal ausfallen?
Die Flows laufen auf Ihrem Konto weiter, unabhängig von mir. Sie erhalten außerdem eine Dokumentation, mit der im Zweifel auch ein anderer Dienstleister übernehmen könnte. Kein Lock-in an eine einzelne Person.
Welche Weiche fehlt bei Ihnen?
Im Kick-off finden wir die Entscheidung, die Sie am meisten Zeit kostet, und bauen sie als Erstes.
15 Minuten, in denen wir für Ihren Betrieb in Velbert, Wuppertal oder im Bergischen Land ehrlich durchrechnen, was sich lohnt. Kein Verkaufsgespräch. Sie erreichen direkt mich.
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